来年行う申請手続のデータ管理

ご訪問有り難うございます。
千葉市中央区で行政書士をしている佐藤博英です。

今日は、次の業務を行いました。
明日が仕事納めということもあって、今日明日は軽めの業務になるはずだったのですが、意外にすることが多く、先ほど業務を終了させました。

１．先日郵送で提出した「建設業事業年度終了届の控え」が管轄の土木事務所から郵送されてきたことを受け、この控えと、お預かりしていた決算報告書類をクライアントさん宛に返送する作業

２．昨日、案内文書を送信した宗教法人さんから、開催した行事写真、行事内容、会議で承認された予算書を受信したことを受け、予算書の内容を県庁所定の様式や科目に直す作業と、議事録の作成。

３．保管していた私の１２年前と１１年前の会計帳簿類、請求書控えを処分し、空いたスペースに１０年前と９年前の会計帳簿類や請求書控えを入れ替える作業。
毎年仕事納めの日か、仕事始めの日に行っている作業ですが、今年は今日行いました。

４．クライアントさんからの産業廃棄物処理に関する問い合わせ対応。

５．来年４月から再来年２月までに提出する「建設業更新許可申請書」、「宅建業免許更新申請書」、「建築士事務所更新登録申請書」、「産廃収集運搬業更新許可申請」の準備開始時期とクライアントさん名称の他、この期間中に行う「産廃収集運搬課程講習受講案内」の開始時期とクライアントさん名称をOutlookに入力する作業。
来年２月までに提出するものは、すでに今月中旬までに「申請で必要な書類の案内文書」を送信済みで、来年３月に提出する許可申請などについては、準備開始時期を今年初めにすでにデータ入力済みです。
来年４月以降に提出する申請分については、毎年仕事始めの日にデータ入力をするのですが、今年は今日行いました。

意外にも、この４番の作業が終わるのに毎年時間がかかります。

１月から１２月まで届出書や申請書を提出する月とクライアントさん別に管理用紙をファイルに綴じて保管しているのですが、このファイルと、過去に行った案内文書の発送時期や申請期限を確認しながらデータ入力を行っているからです。

手書きで申請期限を記入した管理用紙の内容に間違いがある可能性もあるので、慎重に作業をしなければなりません。

なぜなら、申請期限から逆算して案内文書の発送時期を把握するようにしていますので、申請期限が間違っていると、案内文書の発送時期も間違ってしまうということになります。

発送時期が早まるには問題はありませんが、遅くなってしまった場合は、許可などの失効にもつながりかねません。

というわけで、本日のメインの業務は、来年行う申請手続のデータ管理と入力作業でした。

明日は、業務最終日ということもあり、会計処理などの軽めの作業になりそうです。


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