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設計等の業務報告書を急ぎ提出

ご訪問有り難うございます。
千葉市中央区で行政書士をしている佐藤博英です。

午前中は、宗教法人2法人分の議事録を作成していました。

2つの内、1法人は一昨日、責任役員会の開催日時や、すでに開催した行事、これから開催する行事などに関する情報、開催した行事写真を受信、残り1法人は昨日、責任役員会の開催日時や、すでに開催した行事、これから開催する行事などに関する情報を受信したことを受けての作業でした。

午後は、来月中旬から下旬にかけて「建設業役員変更届」を提出しなければならないクライアントさん2社分の新任取締役に係る「身分証明書の郵送交付申請」、「成年後見登記を受けていないことの証明書の交付申請書」を作成する予定でした。

来週から、経営事項審査申請を行う3月決算のクライアントさんとの打ち合わせ、決算報告書類などをお預かりする案件が予定されているため、時間があるうちに証明書を取得するための準備だけでも済ませておく必要があると考えたからです。

ところが、13時過ぎに、「建築士事務所の設計等業務報告書」を今月末までに提出しなければならないクライアントさんから業務実績に関するデータが届いたことを受け、急遽、「業務報告書」を作成することにしました。

今日作成して今日中に郵送で提出すれば、明日金曜日に建築士事務所協会に届きますが、明日郵送で提出した場合、来週月曜日に建築士事務所協会に届いたことになります。

明日届けば、その分早く「報告書の控え」が返送されてくるので、急ぎ作成して提出することにしました。

15時半頃に、近くの郵便局へ行って「設計等の業務報告書」を郵送で提出してきました。

併せて、身分証明書の郵送交付申請で必要な定額小為替、往復の郵便切手も購入。

そして、予定していた通り、本籍地の市区町村役場へ「身分証明書」を郵送で交付申請する準備を行い、「成年後見登記を受けていないことの証明書交付申請書」も作成。

これら証明書取得にかかる「委任状」が届けば、いつでも取得することができるようにしました。


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宗教法人設立手続で必要な書類へ捺印

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先週、県庁から「宗教法人の規則認証書」、「認証後の謄本」が交付された宗教団体さんへ15時前に伺い、司法書士さんから送られてきた「申請委任状」、「代表役員就任受諾書」、「印鑑届出書」、「印鑑カード交付申請書」と、私が作成した「最新の財産目録」に捺印をさせて頂きました。

併せて、設立登記完了後に県庁へ提出宇する「設立登記完了届」、境内地と境内建物の所有権移転登記で必要になる登録免許税を非課税にするための「証明願」、「これらの提出などに関する委任状」にも捺印をさせて頂きました。

捺印後、登記申請で必要な「宗教法人設立会議の議事録(設立決議録)」もお預かりしてきました。

捺印と決議録のお預かりだけだったので、10分ほどで団体さんを出発。

16時頃に事務所へ戻ってから、登記申請で必要な捺印済みの書類を司法書士さんへ送るための作業を急ぎ行い、集配郵便局へ行って発送してきました。

設立登記が終われば、宗教法人の規則認証申請に関する手続きも、全体の7割ほど完了することになります。


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宅建業免許の更新申請書を提出

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今日は、9時前から昨日作成できなかった「宅建業免許の更新申請書」を作成していました。

といっても、先月中に殆ど入力していたので、今日の作業は、入力済みの書類の内容に間違いがないかを確認し、経歴書に記載すべき件数、金額、手数料を入力する作業、事務所の外観と内部の写真を所定用紙に貼付する作業だけでした。

この作業の中で、最も時間がかかったのは写真の貼付作業でした。

外観と内部を合わせて32枚を貼り、副本用と私の控え用にコピーする作業だけでも結構な時間がかかりました。

この作業を終えた段階で、今日の午後に提出することが可能となったので、申請書中、日付を入れる箇所に本日の日付を書き入れ、11時半過ぎには、提出用にまとめることができました。

12時半頃に事務所を出発。

13時に、県庁地下1階の生協で33,000円の県証紙を購入してから、提出先である建設・不動産業課の窓口へ行き、申請書の正本と副本を提出。

補正や不足書類もなかったので、約15分後の13時15分頃には、受付印が押印された申請書の副本を受領しました。

事務所に戻ってから、クライアントさん宛に「提出が完了したこと、免許交付までの一連の流れなどを記載した文書」を作成し、送信。

副本、お預かりした決算報告書類などをクライアントさんへ送付する作業を行い、明日、発送することとしました。

あとは、明日伺う宗教団体さん向けに、作成した県庁提出用の届出書や委任状、司法書士さんから送信されてきた登記申請で使用する捺印が必要な書類の整理を行いました。

併せて、登記申請で使用する書類を明日中に司法書士さんへ送るための送付書などを作成。

これにて本日の業務を終了。


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雨の中で写真撮影

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「宅建業免許の更新申請」を行わなければならないクライアントさんへ15時前に伺い、直近事業年度分の決算報告書類、専任取引士の顔写真、研修受講に関する記録、従業者名簿などをお預かりしました。

併せて、事務所外観と内部の写真も撮影しました。

よりによって、結構強く雨が降っている中で、外部の写真を撮ることになりました。

傘をさしながらの撮影だったので、手ぶれしてしまい、二度ほど撮影することに。

天気とは無関係な内部の写真については、当然ながらスムーズに撮ることができました。

事務所に戻る途中で写真を現像したところ、33枚に及びました。
事務所内部の写真が多かったせいです。

事務所に戻ったのは、17時過ぎ。

移動中に、事業者さんから問い合わせがあった案件に対応するため、資料をコピーして送信した後、先程伺ったクライアントさんの免許申請書類の作成に取りかかりました。

すでに先月中に殆ど入力していたので、今日の作業は、事務所平面図に写真の撮影方向と写真番号を書き込むということでした。

明朝から未作成の書類を作成する作業を行い、できれば明日の午後には県庁へ行って、新英書を提出したいと考えています。


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予定していた作業を完了

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7月下旬から8月上旬に「経営事項審査申請書」を提出しなければならないクライアントさんの「履歴事項全部証明書」を取得するため、朝9時過ぎに法務局へ行ったことから本日の業務が始まりました。

隣にある郵便局で、住民票の写しを郵送交付する際に必要な定額小為替、切手を購入。

事務所に戻ってから、今月下旬から来月初旬に行う必要がある届出に関する案内文書を作成し、送信。

続いて、「建設業の役員変更届」を提出しなければならないクライアントさんの役員に係る
手配を行いました。

今朝、購入した定額小為替を同封し、住所地の市役所あてに郵送する手配を整えましたが、土曜日曜をはさむため、来週月曜日にポストへ投かんします。

続いて、前述の役員変更届をクライアントさんから送信された情報に基づき、作成。

正確な情報などは、先程交付申請の手配を行った住民票の到着と、登記完了後の履歴事項全部証明書を見た上で、今日作成したものに修正を加えるという形をとりました。

登記完了後に一から作成すると、提出期限内に提出することが難しくなる可能性があるからです。

最後に、「宅建業の新規免許申請」を行う事業者さんの申請書類、納税証明書取得用の委任状、免許申請用の委任状を作成する作業に取りかかりました。

こちらも現在持ち合わせている情報に基づき、作成しました。

法務局への目的変更申請を行ってもらい、その登記が完了しないと免許申請書の提出はできません。

予想としては、今月最終週か来月上旬頃に事業者さんに伺って、必要書類のお預かり、捺印作業、事務所外観と内部の写真撮影を行うことになると思っています。

事業者さんから連絡を受けてから、申請書類、委任状などの作成を行うと、時間がかかってしまいます。

なので、持ち合わせている情報で一旦作成し、完了後の履歴事項全部証明書などを見ながらあとから修正を行った方が提出までの時間短縮につながると考えたからです。

で、これらの書類作成は先程、完了。

今日は、事前に予定していた作業全てを完了させることができました。


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宗教法人の規則認証書を受領

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午前中外出しており、正午前に事務所へ戻ることができました。

戻った途端、慌ただしくなりました。

不在中に司法書士さんから「宗教法人設立登記申請」で捺印が必要な書類が送信されており、これら書類の印刷と、申請者の修正点について電話連絡をしました。

昨日伺った宗教団体さんへ、「本日の午後に、認証書などを県庁で受領すること」、「法務局へ提出する司法書士さんへの委任状などの書類に捺印をして頂く希望日時」をメールで連絡。

更に、移動中に、「宅建業免許更新申請」を行うクライアントさんから着信があり、来週月曜日に伺うことになったので、その準備作業を行いました。

13時過ぎに再び外出。

14時前に県庁学事課へ行き、3月に提出した「宗教法人規則認証申請」に対する「申請受理通知書」、「認証書」、「認証後の規則謄本」を受領してきました。

併せて、設立登記完了後に提出しなければならない「設立登記完了届」、宗教法人の境内地と境内建物の所有権移転登記で必要な登録免許税免除に関する「証明願」の各様式も受領してきました。

15時過ぎに事務所へ戻ってから、司法書士さんへ「認証書」、「認証後の規則謄本」をpdfで送信。

続いて、租税特別措置法の適用申請、不動産取得税の免除申請、固定資産税の減免申請などを行ってもらう税理士さんにも「認証書」、「認証後の規則謄本」をpdfで送信。

併せて、税務手続きなどで設立登記完了後の証明書が何通必要になるかを問い合わせしました。

司法書士さんから依頼された「代表役員の原本証明を付けた最新の財産目録」と、前述の「設立登記完了届」、「証明願」の他、所有権移転登記完了後に提出する「所有権登記完了届」を作成し、「完了届の作成提出用の委任状」と「証明願の作成提出、受領に関する委任状」も作成。

最後に、税理士さんから必要になる証明書の通数に関する連絡があったことを受け、司法書士さんへ取得してもらう証明書の通数を連絡。

これで、私が担当した宗教法人規則認証と、担当する規則認証後の手続きも、ようやく終わりが見え始めました。


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午前、午後とも外出

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今日は、今月中に「建設業 事業年度終了届」を提出しなければならないクライアントさんへ9時半前に伺い、決算報告書類、工事施工証明書類をお預かりし、委任状に捺印をさせて頂きました。

このクライアントさんは今年11月までに「建設業更新許可申請書」を提出する必要があるので、この申請についても軽めに打ち合わせを行ってきました。

管轄の県税事務所へ寄って、このクライアントさんの「法人事業税納税証明書」を取得。

事務所に戻ってから、早速「事業年度終了届」の作成に取りかかりました。

事業年度終了届の作成は、4月以来、約1ヶ月半ぶりでした。

13時過ぎに完成し、管轄の土木事務所宛に郵送で提出するための作業も行い、14時前に再び外出。

15時に宗教団体さんへ伺う案件が入っていたので、この団体さんに向かう途中にある、郵便局へ寄り、「事業年度終了届」を郵送で提出してきました。

15時前に団体さんへ到着。

この団体さんは、3月に「宗教法人規則認証申請」を提出した団体さんです。

先月上旬に現地調査を終わり、受理通知書、認証証などが交付される際に、これらの書類を受領するための「委任状」が必要となり、設立代表者の実印を押印するために伺いました。

事務所に戻る途中、県庁学事課へ連絡をし、明日の午後、通知書、認証書、認証後の規則謄本を受領するため、県庁へ行くこととなりました。

事務所に戻ってから、先週金曜日に伺った司法書士さんへ連絡をし、明日、認証書、認証後の規則謄本が交付されること、登記申請に当たり、法人の実印などを押印する書類があれば、送信して欲しい旨を伝えました。

というわけで、今日は午前、午後とも外出した日でした。


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産廃収集運搬業更新許可申請書を提出

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今日は、「産廃収集運搬業更新許可申請書」を提出するため、千葉県産業資源循環協会へ8時50分頃に行ってきました。

予約していた時間は9時だったのですが、以前、別の申請時に「10分ほど前には、窓口に到着するようにして下さい。」と言われたことを思い出し、10分前に着くようにしました。

正本を提出後、廊下で待機。

補正や不足書類もなかったので、20分程後に、73,000円の証紙を購入、貼付をした後に、協会の「預り証印」が押印された表紙コピーを受領。

事務所に戻ってから、お預かりしていた3期分の決算報告書類、講習会受講修了証に加え、預り証印が押印された申請書の表紙コピーと申請書副本をクライアントさんへ返却する作業を行いました。

正午過ぎに、建設業許可を受けているクライアントさんから「6月の株主総会で、役員が変更になる。」との連絡がありました。

これを受け、子会社分を含め2社分の「建設業役員変更届で必要な書類の案内文書」、「住所や生年月日などを記載してもらうヒアリングシート」、新任取締役に署名捺印をお願いする「身分証明書取得用の委任状」、「成年後見登記を受けていないことの証明書取得用の委任状」などを作成。

14時半頃に、クライアントさんへ送信。

続いて、宗教法人さん2法人分の「開催済みや、開催する予定の宗教行事に関するヒアリングシート」を作成し、送信。

これをもって、本日の業務を終了させました。


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15年ぶりくらいに伺いました

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今日は、「宗教法人設立登記」をお願いする司法書士さんの事務所へ10時に伺いました。

なんと15年ぶりくらいに伺いました。

この間、メールや電話でやり取りはしていましたが、伺ったのは15年ぶりくらいのことだったので、事務所の場所もうろ覚えでした。

なので、確認するため、事務所のwebサイトの情報を印刷したくらいでした。

今回は、県庁へ提出した規則認証申請書類のコピー一式をお渡しする必要があり、その量の多さから送付できる量ではなかったこと、設立登記にあたり注意すべきことがあったので、書類を持参の上、事務所へ伺いました。

かなり長期間お会いしていなかったので、世間話も含め、1時間ほどお邪魔していました。

県から認証書や認証後の規則謄本が交付され次第、これらの書類をお渡しする約束をして、事務所を出発しました。

12時半頃に事務所へ戻ってから、経営事項審査申請を行う3月決算のクライアントさん宛に「必要書類の案内文書」を送信。

続いて、経営事項審査申請を行う3月決算のクライアントさんで「第2回目必要書類の案内文書」、捺印が必要な「委任状」などの作成が終わっていなかったクライアントさん1社用の書類を作成。

第1回目必要書類の案内文書は5月30日にお渡し済みですが、2回目分は未作成でした。

参考資料も用意し、17時前に文書作成が完了。

さて、今日は朝から雨でした。

幸いなことに、午前中は雨も強く降ってはおらず、雨粒もまっすぐ縦方向に落ちていました。

それが時間経過していくにつれ、だんだん強く降るようになり、しまいには窓ガラスに吹き付けるようにかなり斜めに降るようになりました。

現在、千葉市内には大雨警報と洪水注意報などが発令されている状態です。


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6月初日の打ち合わせ

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早いもので、今日から6月です。

6月初日の今日は、今月中に届出書などを提出しなければならないクライアントさん向けに「必要書類のご案内文書」を送信することから本日の業務はスタートしました。

また、今日は15時半過ぎから「宅建業免許申請」を行う事業者さんと第2回目の打ち合わせがありました。

今日は社長さん、取締役、専任取引士となる方の3名が来所して、申請までの流れ、ご用意をお願いしている書類などについて、再確認を含めて打ち合わせを行いました。

特に、専任取引士となる方については、ご本人に住所、本籍地に変更がないか、前勤務先を退職した後に、勤務先を空欄とする資格登録簿の変更登録申請を行ったかどうかご本人に確認を行いました。

勤務先を空欄とする資格登録簿の変更登録申請を行ったかどうか不安な場合は、念のため、前勤務先にも確認して欲しい旨も説明しました。

宅建業免許申請を行うに当たり、宅地建物取引業に関する事業内容を目的として追加する変更登記申請は準備中とのことだったので、免許申請までは、まだ時間がかかります。

今日は事業者さんに来所してもらいましたが、明日は、宗教法人の設立登記申請をお願いする司法書士さんへ伺うことになっています。

明日は台風の影響もあって雨が強く降るという予報がでていますが、午前中に伺うことになっていますので、幸いでした。


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