いやぁ焦りました

ご訪問有り難うございます。
千葉市中央区で行政書士をしている佐藤博英です。

今日は午後、１０月下旬までに「建設業更新許可申請書」を提出しなければならないクライアントの「履歴事項全部証明書」を取得しに、法務局へ行った以外、外出はしませんでした。

で、何をしていたかというと、来月「役員改選」を迎えるクライアントさんに対する「改選手続の必要性や建設業許可上の注意点に関する説明文書」を作成。
更に、１０月に「経営事項審査申請」を行うクライアントさん向けの「必要書類の案内文書」、捺印が必要な「申請書」、「事業年度終了届の表紙」、「委任状」、「第２回目以降に用意をしてもらう書類の案内文書」をひたすら作成していました。

その作業をしている最中、今月中旬に「建設業更新許可申請の案内文書」を郵送したクライアントさんから電話が入りました。

「書類の用意ができた。」という連絡かと思いきや、その社長さん曰く「建設業更新の案内ハガキが県庁などから沢山届いているんだけど。」でした。

この社長さんが発する次の言葉は、「県庁からのハガキは分かるけど、更新時期がいつなのかという情報は皆どこから入手しているのか？」という質問になるだろうと思っていました。

しかし予想に反し、「毎年、事業年度終了届を提出してもらっているのに、どうして更新の案内は、あなたから未だ届かないのか？更新手続を忘れずに行って欲しい。」と少々怒っているような口調で話していました。

で、私から「実は今月１７日、社長宛に署名捺印が必要な書類と併せて、案内文書を郵送しました。郵便局の追跡サービスによると、翌１８日の午前〇〇時に届いています。受取のサインか捺印が必要な方法で郵送しているので、どなたか確実に受け取っているはずです。」と説明。

「え？その書類を見ていない。」だったので、どのような封筒に入れているかも含め、細かく説明しました。

数分後に折り返しの電話があり、「キャビネットに入れたままだった。」とのこと。

この話しを聞いて、ホッとしました。

いやぁ、一時本当に焦りました。
届いているはずなのに、届いていないとか、書類を無くしたなどとなると、また作成して郵送しなくてはなりません。
案内文書などはＰＣに保存していますが、署名捺印が必要な念書の説明文や、社会保険加入証明書などの参考資料をまた一から用意するとなると、結構な時間がかかります。

暫く心臓がバクバクいってました。

今度、このクライアントさんから電話があるときは「用意できました。」という内容であることを祈ります。

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